主數據管理中的數據問題通??煞譃槿N類型:
第一類,參數錯誤、缺失或累贅較少,可通過相似數據查看進行識別處理;
第二類,參數錯誤、缺失或累贅占比較大,對系統而言其參數相似點低,很難通過相似數據檢索到;
第三類,因用戶申請時系統填寫其不同的屬性值參數而產生的錯誤、重復物料,解決起來確實更棘手,如規格參數欄有用戶填的型號、有用戶填的具體參數、有用戶填寫供應商料號編碼,對于這種情況,非此物料實際接觸人,如系統審核人員大多無法識別。因其數據參數明顯不一致,系統也無法做到相似提示及校驗卡控。
筆者根據多年的企業主數據實踐經驗來講述如何管理好供應商物料數據參數來源,本文將從物料數據進入企業環節、企業內部線下流轉環節、物料編碼系統創建環節、審核環節以及數據質量檢測環節等五個方面進行講述,供讀者朋友們了解。
1、物料數據進入企業環節
按供應商性質分為:設備供應商、原始物料供應商、代理商等,設備供應商會提供他們制定的物料型號參數或料號,在此與設備供應商的對接人一定要求其提供原始物料型號參數,若不堅定設備供應商不會重視及解決,之所以出現此情況根據筆者多年所見,設備供應商沒有提供原始物料型號參數原因有兩個:一是對設備物料進行重新編碼,以便其統計、分析數據;二是設備供應商想讓客戶后續從自己那購買設備備品備件以賺取差價,而不希望客戶直接找物料原始廠家購買,本著對工作的負責,各位設備工程師一定要堅定的與供應商商談,筆者曾遇到一位申請工程師反饋設備供應商沒有原始物料型號參數,只有其自己的編碼物料號,但實際情況是其他分廠設備工程師從此同一家設備供應商那拿到了原始物料型號參數,所以不要輕易放棄追溯所需要的東西。
2、企業內部線下流轉環節和物料編碼申請人環節
大型制造企業人員分工細致,有的設備工程師會將申請物料的工作交予新人處理,其新人對物料不熟悉,大多并不知道一物一號管理,他的需求為有一個可以請購的料號即可,參數寫法是否準確對應欄位、數據格式是否嚴謹、是否會一物多號其并不關心、并不重視,故申請填寫的規范性存在一些數據較差,筆者曾遇到的一些制造部門,一旦部門來新人,其物料申請的規范性、質量嚴重下降,導致駁回數據多,造成效率低、問題數據出現的風險增高,二是部門有固定物料申請人,大多交予文員申請,這會出現另一種情況,差異明顯的物料,其文員長期申請自己形成了一套物料規格標準要求,因其并不是設備工程師,若其理解有誤的地方,長此以往造成一直存在的質量差的數據。筆者曾遇到,審核人員發現申請的物料有疑似問題,溝通申請人確認,申請人再溝通給物料需要者,其作為中間環節稍有理解不到位、表達不明確,輕的造成申請數據延遲,嚴重的造成買回來的物料不符合要求、無法使用。
故主數據管理單位需大力宣導及制定管控手段,要求設備負責人根據實際需求及確認過的參數進行料號申請,以避免這兩類情況的發生。
3、物料編碼申請人環節
此為所有環節中最重要一節,責任心強、熟悉物料的人員在此節點可阻止大部分問題物料的產生,其需要確認物料的規范及正確性。
物料編碼申請人創建完成數據,提交申請前需查看相似數據,此功能展示了與申請數據相接近的數據,確保沒有格式錯誤、數據不重復后再提交流程。
4、審核環節
一般企業設置多節點審核,如料號管理單位審核、物料類別對應管理單位審核、采購審核、會計審核、品質審核等。料號管理單位及采購節點重點關注物料格式規范性及唯一性,通過相似數據查看格式無誤、數據唯一,不符合的或疑似問題數據溝通用戶,待其確認完成后處理。
5、數據質量檢測環節
通過相似數據批量導出及展示,可查找標點、象形字、順序等差異的疑似重復料進而確認處理,對應明顯型號參數不一致的而實際相同的物料,需要從其他維度進行甄選,如同一類物料同品牌的導出一批,交予采購與用戶小組進行確認,規范、統一具有同一緯度的一類物料型號參數(統一使用型號參數還是供應商料號等),以此來挖掘數據,提供主數據系統物料的質量。
物料型號參數人為書寫差異的錯誤、重復物料,可通過培訓用戶、反復宣導來規范其寫法,對于錯誤參數占比較低的,可通過線上申請、審核時查看相似度來核對正確性,對于錯誤參數占比較大的,主要通過參數前期流入企業各環節進行管控、防止。一些企業上線了主數據系統,完全寄希望于系統全權處理問題,但往往是不夠的,系統的數據也是來源于企業員工的輸入,其輸入信息與實際正確與否,系統是無法識別、判斷的,當人工智能足夠發達、萬物互聯時或許可以,但此時及未來一段時間需要優化流程、規范行為、杜絕敷衍來保證主數據的唯一性。
主數據的管理以企業組織流程為基礎,以MDM系統功能為核心,才能達到數據高效的全生命周期管理。